Polityka ochrony i dostępu do danych osobowych 
Stowarzyszenia na Rzecz Społeczności Lokalnej “Razem na Głównej”

25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Chcemy więc wyjaśnić co dla Państwa oznacza to w praktyce. Dbanie o bezpieczeństwo Państwa danych jest dla nas priorytetem a w trosce o komfort korzystania z usług naszej instytucji dokładamy wszelkich starań by przetwarzanie ich odbywało się w sposób bezpieczny a zarazem przejrzysty dla Ciebie.
Wprowadziliśmy w tym celu odrębną politykę poświęconą ochronie danych osobowych. Jej ideą jest zaprezentowanie Państwu pełni praw jakie posiadacie w związku z przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie my musimy spełnić wobec Państwa na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny). 

Czym tak na prawdę jest RODO?
RODO to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. 
W każdym więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać się tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”. 

Co kryje się pod pojęciem Administrator danych
Administratorem danych czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu a także w jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane jest Stowarzyszenie na Rzecz Społeczności Lokalnej “Razem na Głównej” z siedzibą przy ul. Mariackiej 15, 61-012 Poznań. W dalszej części tekstu będziemy używać także skrótu Stowarzyszenie do oznaczenia Administratora danych. 
Osobą, z którą mogą się Państwo skontaktować w razie pytań, wątpliwości co do zakresu przetwarzania danych przez Administratora danych jest Małgorzata Trubiłowicz. Dane kontaktowe: drogą mailową wysyłając wiadomość na adres: razemnaglownej@gmail.com; wysyłając korespondencję na adres Stowarzyszenia.

Kto nadzoruje ochronę danych osobowych w Polsce? 
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Jeżeli uznajecie Państwo, że dane są nieprawidłowo przetwarzane i narusza to przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych macie prawo wnieść skargę. 

Cele i podstawy i zakres przetwarzania danych osobowych
Zawsze kierujemy się zasadą minimalizacji pozyskiwanych danych osobowych. Oznacza to, że przetwarzamy w każdym przypadku tylko te dane, które są nam niezbędne, adekwatnie do celu przetwarzania.

1. Możemy zatem przetwarzać dane w celach związanych z realizacją umowy, zgodnie z zasadą, która głosi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem. Co znaczy, że wszelkiego rodzaju dane osobowe przetwarzane podczas wykonywania czynności poprzedzających umowę będą podlegały także tej właśnie przesłance legalizującej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest  6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy). Może mieć to zastosowanie przy wszelkiego rodzaju odpowiedziach na zapytania dotyczące np. oferty Stowarzyszenia. Będziemy stosować tę zasadę prawną również w przypadku kontaktu z nami poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej administrowanej przez Stowarzyszenie: www.razemnaglownej.org. Może to nastąpić także w przypadkach kierowania do nas korespondencji pocztą tradycyjną bądź drogą e-mail i ujawnienia w niej swoich danych osobowych. 
   We wszystkich przypadkach opisanych powyżej będziemy stosować przedmiotową przesłankę prawną a pozyskiwać dane będziemy w minimalnym zakresie wystarczającym do realizacji umowy. 

   Za każdym razem kiedy będzie możliwość będziemy Państwa informować o przysługujących prawach zamieszczając odrębny obowiązek informacyjny także na dokumentacji papierowej w tym formularzach zgłoszeniowych itp. Kiedy jednak nie będzie technicznej możliwości przekazania całej treści obowiązku informacyjnego, będziemy dokładać wszelkich starań aby wskazać na dokument, w którym całościowe informacje będą zamieszczone.

2. Będziemy mogli przetwarzać dane osobowe zgodnie z udzieloną zgodą, np.  w celu rozpowszechniania wizerunku. Pamiętaj, że wizerunek osoby stanowi co do zasady dane osobowe o ile umożliwia identyfikację konkretnej osoby fizycznej, stąd zawsze w takiej sytuacji będziemy pytać Cię o zgodę. Dane osobowe będziemy przetwarzać wówczas na podstawie  6, ust. 1, lit. a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych). Zgoda którą będziesz mógł wyrazić będzie zawsze osobnym oświadczeniem woli tak by była ona udzielona w zgodzie z przepisami RODO. Zawsze będziemy o nią pytać.
   
3. Często będziemy się z Państwem kontaktować po prostu pod podanym przez Państwa numerem telefonu czy adresem e-mail czy też tradycyjnie wysyłając korespondencję listowną. Będzie to miało miejsce w przypadku potwierdzenia terminu świadczonej usługi bądź jej zmiany, przypomnieniu o realizacji usługi czy przekazaniu typowej informacji związanej z Naszą obopólną współpracą. Zaliczymy do tego także drobne sprawy życia codziennego, które wpływają na zapewnienie odpowiedniego poziomu świadczonych usług, gdyż jest to dla nas sprawa priorytetowa. Wówczas powołamy się na przesłankę wynikającą z  6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).
   
4. Stowarzyszenie przetwarza również dane osobowe odwiedzających profile Administratora prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora oraz promowania różnego rodzaju wydarzeń, a także w celu komunikacji z Użytkownikami za pośrednictwem funkcjonalności dostępnych w mediach społecznościowych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Administratora w tym celu jest jego uzasadniony interes polegający na promowaniu Stowarzyszenia oraz utrzymaniu społeczności związanej z tą marką.

Okres retencji czyli jak długo będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe?

Nie będziemy przetwarzać Twoich danych dłużej niż to konieczne. I tak:
– po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego zostały zebrane (np. realizacja umowy) o jakim była mowa wcześniej (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy), będą przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa;
– jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego;
– jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych czy to do celów rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach kiedy o tą zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody. 

Komu możemy udostępnić Państwa dane? 

Jako podmiot publiczny dbamy o poufność Państwa danych. Przede wszystkim dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym do odbioru tych danych na podstawie przepisów prawa. Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom z którymi Stowarzyszenie zawarło umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO.  Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane osobowe innym podmiotom współpracującym ze Stowarzyszeniem w celu zapewniania ciągłości działań zwłaszcza w przypadku organizowania dodatkowych zajęć bądź innego rodzaju usług, których świadczenie nie odbywa się w sposób ciągły ale także podmiotom ubezpieczeniowym, bankom czy serwisom płatności elektronicznej. Ponadto dane osobowe mogą być udostępniane (pamiętaj, że zawsze robimy to zgodnie z prawem) zaufanym partnerom oraz organizacjom współpracującym ze Stowarzyszeniem przy realizacji zadań. Jeśli jest to wymagane przez prawo, Administrator ujawni dane osobowe innym podmiotom, głównie publicznym, w tym w odpowiedzi na nakaz sądowy, wezwanie, inne żądanie lub zapytanie prawne realizowane w ramach sprawowania władzy publicznej i jedynie jeżeli to żądanie oparte jest na właściwej podstawie prawnej.

Jakie prawa Państwo posiadacie? 

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Państwu prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia do odrębnego Administratora danych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przysługuje dodatkowo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz prawo do wniesienia sprzeciwu w związku z przetwarzaniem danych. Możecie Państwo w tym celu skorzystać zarówno z komunikacji elektronicznej, telefonicznej, listownej jak i zgłaszając się osobiście do naszej siedziby. 

Czy macie Państwo obowiązek podania danych? 
Oczywiście, że podanie danych zawsze jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy po prostu móc kontaktować się z nami.

W jaki sposób będą przetwarzane Państwa dane? 
Państwa dane osobowe będą przetwarzane zarówno w wersji papierowej jak i w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.